Як вести військовий облік на підприємстві, щоб уникнути штрафів від ТЦК
Авторка колонки: Ярина Паш
Органи ТЦК та СП все ретельніше контролюють виконання вимог військового обліку, роблячи його одним із найбільших викликів для сучасного бізнесу. Щоб уникнути штрафів та зупинки процесів, підприємствам необхідний системний підхід, бездоганне кадрове адміністрування та чіткий документообіг.
Авторка колонки: Ярина Паш
Органи ТЦК та СП все ретельніше контролюють виконання вимог військового обліку, роблячи його одним із найбільших викликів для сучасного бізнесу. Щоб уникнути штрафів та зупинки процесів, підприємствам необхідний системний підхід, бездоганне кадрове адміністрування та чіткий документообіг.
В ексклюзивній колонці для 24 Каналу розповім, хто відповідальний за облік на підприємстві, чим загрожує недотримання норм закону та як впевнено пройти перевірку ТЦК і СП.
Чому військовий облік є обов’язковим?
Обов’язок ведення військового обліку встановлено Законом України “Про військовий обов’язок і військову службу” та Порядком організації і ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
Такий обов’язок поширюється на всі підприємства, установи та організації незалежно від форми власності. Щоправда, вимоги щодо ведення військового обліку не поширюються на ФОП.
У межах виконання вимог щодо ведення військового обліку підприємства та компанії мають:
24 Канал – у WhatsApp Підпишіться, щоб не загубити та читати перевірені новини
- вести та належним чином зберігати документацію з військового обліку;
- перевіряти військово-облікові документи під час прийняття на роботу;
- доводити до військовозобов’язаних правила військового обліку під особистий підпис під час прийняття на роботу;
- роз’яснювати виконання правил військового обліку;
- забезпечувати повноту та достовірність облікових даних, що вносяться до списків персонального військового обліку;
- повідомляти ТЦК про кадрові зміни;
- звіряти облікові дані;
- виконувати вимоги та розпорядження ТЦК.
Хто повинен вести військовий облік?
Директор компанії мусить організувати військовий облік на підприємстві та призначити відповідальну особу. Обов’язки покладаються на працівників служби персоналу, а якщо її немає, то на особу, яка веде облік працівників.
Зверніть увагу! У разі покладання на працівника обов’язків щодо ведення військового обліку йому потрібно встановити доплату до 50% посадового окладу.
Отже, з вищезазначених норм законодавства стає зрозуміло, що фактично відсутня єдина посада, яка б обов’язково мала відповідати за ведення військового обліку. Тому на практиці підприємство самостійно визначає відповідальну особу та закріплює її повноваження внутрішніми документами.
Зазвичай, найпоширенішими моделями організації цієї роботи є:
HR або кадрова служба. Це найпоширеніший варіант для компаній, де працює кадровий спеціаліст. Серед переваг ведення обліку кадровою службою — оперативне оновлення інформації, інтеграція військового обліку в кадрові процеси та наявність усіх документів в одному підрозділі.
Бухгалтер. Невеликі підприємства часто покладають ці обов’язки на бухгалтера. Однак слід враховувати, що військовий облік є кадровою, а не бухгалтерською функцією. Через значне навантаження у бухгалтера не завжди є можливість постійно відстежувати всі кадрові зміни та вимоги законодавства.
Аутсорсинг. Все більше компаній передають ведення військового обліку спеціалізованим консультантам або кадровим компаніям. Такий підхід дозволяє: мінімізувати помилки, вчасно реагувати на зміни законодавства, отримувати підтримку під час перевірок та не утримувати окремого спеціаліста у штаті, якщо обсяг роботи невеликий.
Особливо актуальним аутсорсинг є для малого та середнього бізнесу, де немає власної кадрової служби. При цьому слід розуміти, що аутсорсинг лише допомагає у веденні військового обліку, однак фактично його виконанням на підставі наказу директора має займатися окремий штатний працівник.
Типові порушення військового обліку під час перевірок ТЦК
Під час перевірки представники ТЦК та СП часто стикаються з такою ситуацією, що або військовий облік на підприємстві взагалі не ведеться (зазвичай така ситуація поширена серед малого бізнесу), або ж є ознаки неналежного ведення обліку.
Найбільш поширеними порушеннями, які виявляють ТЦК під час перевірок, є:
- непризначення особи, відповідальної за ведення військового обліку;
- невиконання розпорядження ТЦК та СП щодо вручення повісток;
- відсутність журналу обліку результатів перевірки військового обліку;
- відсутність списків персонального військового обліку;
- не проведення звірки даних списків персонального військового обліку з ТЦК та СП;
- неознайомлення працівників з правилами військового обліку;
- неповідомлення або несвоєчасне повідомлення ТЦК та СП про прийняття або звільнення військовозобов’язаних працівників тощо.
За результатами перевірки посадові особи можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності. Розмір штрафу становить 34 – 59,5 тисяч гривень. Крім того, порушення правил військового обліку в подальшому може призвести до підвищеної уваги з боку ТЦК та викликати більш детальний аналіз документів під час повторних перевірок.
Також слід розуміти, що сам факт наявності наказу про призначення відповідальної особи ще не свідчить про належне ведення обліку. Під час перевірки оцінюється фактичний стан документації, актуальність даних та виконання підприємством встановлених обов’язків.
Чому важливо вести військовий облік правильно?
Багато роботодавців сприймають військовий облік виключно як додатковий адміністративний тягар. Насправді ж його системне ведення має низку практичних переваг. Підприємство знижує ризик штрафів, перевірка проходить набагато спокійніше, коли всі документи впорядковані, а керівництво отримує актуальну інформацію про працівників, що особливо важливо під час мобілізації та бронювання працівників.
Крім того, правильно організований військовий облік значно заощаджує час HR-служби, адже більшість необхідних документів вже сформовано.
Як часто проводити внутрішній аудит військового обліку?
Найкраща практика – не чекати офіційної перевірки чи звірки даних з ТЦК та СП, а регулярно перевіряти власну документацію.
Доцільно проводити внутрішній аудит:
- після кожного прийняття чи звільнення працівника;
- після зміни військово-облікових даних працівника;
- після отримання нових документів від працівника;
- перед плановою чи позаплановою перевіркою ТЦК та СП;
- не рідше одного разу на квартал, навіть якщо кадрових змін не було.
При цьому під час внутрішнього аудиту слід обов’язково перевірити, чи надали всі працівники актуальні військово-облікові документи, чи відповідають дані фактичним відомостям, чи оформлені всі необхідні накази, чи ведуться документи військового обліку та чи своєчасно виконуються вимоги щодо взаємодії з ТЦК та СП.
Регулярний внутрішній контроль дозволяє виявити недоліки до приходу ТЦК та СП та усунути їх без негативних наслідків.
Практичні рекомендації для підприємств
Щоб військовий облік не став джерелом ризиків для бізнесу, слід дотримуватися кількох простих правил:
- офіційно призначте відповідальну особу за ведення військового обліку;
- визначте внутрішній порядок роботи з військово-обліковими документами;
- перевіряйте документи кожного нового працівника ще на етапі прийняття на роботу;
- своєчасно оновлюйте інформацію після будь-яких кадрових змін;
- регулярно проводьте внутрішній аудит документації;
- відстежуйте зміни законодавства або залучайте профільних консультантів.
Військовий облік є важливою частиною кадрового адміністрування. Для роботодавця це не лише виконання законодавчих вимог, але й спосіб уникнути фінансових санкцій, спростити проходження перевірок та забезпечити належну організацію кадрових процесів.
Практика показує, що більшість проблем під час перевірок виникає не через складність законодавства, а через відсутність системного підходу. Саме тому слід не чекати перевірки ТЦК та СП, а періодично перевіряти свій військовий облік. Такий підхід дозволяє підприємству працювати впевнено, навіть в умовах постійних змін законодавства та посиленого державного контролю.
Колонка є особистою думкою автора, редакція 24 Каналу може не поділяти її.
Якщо ви профі у своїй справі і хочете, щоб ваша колонка з’явилася на нашому сайті – напишіть нам на пошту [email protected]